Trucos para tener bajo control el correo electrónico

De la mano de filtros, etiquetas y marcadores, servicios como Hotmail, Gmail y Yahoo! Mail permiten administrar la avalancha de mensajes de e-mail que invade las bandejas de entrada

Por Guillermo Tomoyose | LA NACION

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Foto: AP

En los últimos años, los servicios de correo electrónico se mudaron a la Web, y ganaron la preferencia de los usuarios ante los diversos gestores de e-mail de escritorio, tales como Thunderbird o Windows Live Mail, por sólo mencionar algunas de las opciones disponibles en el mercado.

Sin ir más lejos, la actualización de la propuesta de Mozilla correrá por cuenta de la comunidad de desarrolladores, en línea con la tendencia adoptada por los consumidores, que priorizan la disponibilidad de sus mensajes desde un navegador web disponible en cualquier computadora o dispositivo móvil.
A pesar de estas transformaciones en la forma de uso, lo que no ha cambiado son los mensajes urgentes, los importantes y los que desean ocupar estos lugares pero que, por lo general, terminan en la categoría de correo no deseado. En el medio, una delgada línea gris se compone de aquellas notificaciones a servicios, suscripciones y resúmenes que técnicamente no son spam, ya que alguna vez fueron autorizados a permanecer en la bandeja de entrada, pero que se entremezclan entre otras correspondencias electrónicas más relevantes.
No sólo se trata de mantener a raya al correo no deseado, sino de definir qué hacer con las conversaciones que mantenemos de forma constante por e-mail y que muchas veces se convierten en un enorme y caótico escritorio virtual lleno de documentación, papeles, anotaciones y cartas pendientes de respuesta.

Lo que todos tienen todos

Para ganar en productividad, los principales servicios de webmail compiten por ofrecer funciones adicionales que los distingan. Sin embargo, todos mantienen ciertas prestaciones que conforman la oferta básica en la Web. Disponibles en el apartado de opciones de configuración de cada servicio, a continuación repasaremos algunos de estos puntos:

• Respuesta automática: ¿tiene un viaje de negocios, un fin de semana largo o unas vacaciones? Puede mantener al tanto a todos sus contactos con esta función, y calmar la ansiedad de los remitentes al detallar (o no) cuándo responderá el mensaje.

• Administrar cuentas externas: si se desea centralizar varios perfiles de webmail desde un único servicio, los principales servicios disponibles permiten revisar otras casillas de correo electrónico.

• Agrupar mensajes por conversación: esta función que implementó Google en Gmail se extendió a Hotmail, que permite organizar por tema a todos aquellos mensajes de correo electrónico según su asunto. Quienes se encuentren más acostumbrado a la vieja vista podrán optar con el ordenamiento cronológico de los mensajes.

• Destacar un mensaje: sea con un banderín o una estrella con diferentes colores, los webmails ofrecen la posibilidad de aplicar una marca a un mensaje de correo electrónico, como si fuera una pequeña pegatina o post-it que sirve como un recordatorio visual a tener en cuenta.

Automatizar es la palabra clave

La administración automática es una de las funciones que tanto Yahoo! Mail como Gmail y Hotmail (o Outlook.com, como ahora lo denomina Microsoft ) resumen todos sus esfuerzos y buscan crear funciones que le faciliten la vida al usuario.
Yahoo! Mail y Hotmail ofrecen la posibilidad de crear carpetas, en donde se pueden arrastrar y almacenar determinados mensajes de correo electrónico. Este sistema se puede complementar mediante el uso de reglas que permiten realizar esta tarea de forma automática.
De una manera diferente, pero que básicamente cumple con el objetivo de clasificar nuestra correspondencia, Gmail ofrece la posibilidad de organizar la bandeja de entrada mediante etiquetas , un sistema que Google destaca como más flexible al momento de identificar las conversaciones que se producen mediante mensajes de correo electrónico. Un mismo mensaje puede tener más de una etiqueta.
A su vez, este ordenamiento de Gmail también se puede combinar con los filtros , una función que permite una administración automática de los mensajes, no sólo mediante el etiquetado, sino que también permite destacarlo, reenviarlo a otro destinatario e incluso eliminarlo.
Hotmail, por su parte, ofrece la opción de ejecutar un programa de limpieza que simplifica el uso de reglas al permitir identificar de forma simple y rápida aquellos mensajes enviados de forma periódica como gacetillas, resúmenes bancarios o promociones, de forma tal que no se confundan con aquellos e-mails que aguardan una respuesta de nuestra parte.
En este punto, Gmail cuenta con la opción Prioritarios (Priority Inbox) que analiza y ordena cuáles son los mensajes entrantes más relevantes.

Valor agregado

Una de las falencias que tiene Gmail es la posibilidad de ordenar o identificar aquellos mensajes con adjuntos de gran tamaño, algo que tanto Hotmail como Yahoo! Mail resuelven al disponer del campo "Tamaño". Para resolver este inconveniente, que permitirá administrar mejor el enorme pero finito espacio que proporciona Google de forma gratuita, existe FindBigMail , un servicio gratuito que permite encontrar aquellos e-mails con esas presentaciones de Powerpoint de 5 MB que nadie extrañará si su destino es la papelera del webmail.
Por su parte, Google posee una gran variedad de funciones adicionales que se encuentran en etapa de evaluación (o beta, como suele denominarse en la jerga) que permiten mejorar la productividad. Disponible en el apartado de Configuración, la opción "Deshacer enviar" es una de estas prestaciones experimentales de Gmail Labs que permite recuperar un mensaje que fue enviado por error (nos da unos segundos antes de realmente enviar el mensaje).
A su vez, y sólo disponible para el navegador Chrome, Google cuenta con el agregado Gmail sin conexión (o Gmail Offline) que permite trabajar en la plataforma de webmail aún cuando no se cuenta con una conexión a Internet.
Mientras, Yahoo! Mail posee una característica que lo distingue respecto a otros webmail con el manejo de pestañas, algo que posibilita el trabajo de forma simultánea entre diferentes mensajes de correo electrónico.
Y el nuevo servicio de Outlook.com de Microsoft permite integrarlo en forma automática con Skydrive ( su servicio de almacenamiento online ); así, cuando se adjunta un archivo a un mensaje, el mismo se almacena en Skydrive y sólo se envía el link, reduciendo el tamaño del mail enviado (y lo que ocupa en la casilla de correo). Esto no es automático, sino que lo puede elegir el usuario.

atajos de teclado

Aunque Gmail, Yahoo Mail y Hotmail/Outlook están basados en la Web, igual es posible usar atajos de teclado para acelerar la navegación por la bandeja de entrada, la creación y gestión de los mensajes de nuestro correo electrónico.
En el caso de Gmail, la lista de comandos está en esta lista (hay que activar la función en sus Configuraciones ).
En lo que refiere a Yahoo, también hay una lista de atajos de teclado disponible para aprovechar al máximo este servicio.
Outlook.com también permite esto, pero con una diferencia: además de usar los mismos atajos que Outlook (el software instalable en la PC) es posible usar los mismos atajos de Gmail o Yahoo para tener dominada nuestra casilla de correo electrónico